Die Datei-Ablage nutzen

Jede Organisation und jede Anlage verfügt über einen integrierten Datei-Explorer, in dem Sie die zu Ihren Anlagen gehörenden Dokumente — Strahlungsgutachten, Verträge, Datenblätter, Inspektionsprotokolle, Einliniendiagramme, Fotos und mehr — an einem durchsuchbaren Ort aufbewahren. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Dateien hochladen und organisieren, Ordner herunterladen, die KI automatisch verschlagworten lassen, was Sie ablegen, und die Kategorie wählen, die steuert, wer welche Datei sehen darf.

Es gibt zwei Ablagebereiche, und beide nutzen denselben Explorer:

Organisationsablage — Dokumente, die zu Ihrem Unternehmen als Ganzes gehören (Kunden- und Dienstleistungsverträge, Rechnungen, Versicherungsdokumente, Genehmigungen).
Anlagenablage — Dokumente, die zu einer bestimmten Anlage gehören (Strahlungsgutachten, Netzanschlussunterlagen, As-built-Zeichnungen, Inspektionsprotokolle).

Wo es zu finden ist

Organisationsablage: Öffnen Sie die Seite Organisation und wählen Sie den Tab Ablage. In Mirox öffnen — Organisation ▸ Ablage. Anlagenablage: Öffnen Sie eine Anlage und wählen Sie den Tab Ablage unter Stammdaten. In Mirox öffnen — Stammdaten ▸ Ablage.

Bevor Sie beginnen

Die Organisationsablage ist der Leitung der Organisation vorbehalten: Nur ein Admin oder Moderator sieht den Tab Ablage auf der Organisationsseite.
Die Anlagenablage richtet sich nach Ihrer Funktion auf der jeweiligen Anlage. Der Tab Ablage erscheint, wenn Ihre Rolle auf der Anlage Zugriff auf die Ablage gewährt; im Berechtigungssystem sehen Sie, wer was erhält.
Jeder Dateityp wird akzeptiert, bis zu 50 MB pro Datei. Größere Dateien werden mit einer klaren Meldung in der Upload-Zeile abgelehnt.

Dateien hochladen

Sie können Dateien auf zwei Wegen hinzufügen, und beide landen in dem Ordner, den Sie gerade ansehen.

Öffnen Sie den Ablagebereich (Organisation ▸ Ablage oder Anlage ▸ Stammdaten ▸ Ablage).
Navigieren Sie über die Brotkrümel-Leiste oben in den Ordner, in den Sie hochladen möchten.
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, oder
- Ziehen Sie Dateien (oder einen ganzen Ordner) von Ihrem Computer direkt auf die Tabelle. Ein abgelegter Ordner behält seine Struktur — seine Unterordner werden für Sie nachgebildet, sogar die leeren.

Jede Datei erscheint während des Uploads als Zeile. Ein fehlgeschlagener Upload bleibt mit der angezeigten Ursache stehen, sodass Sie ihn beheben und erneut versuchen und die Zeile anschließend ausblenden können.

Öffnen ohne Herunterladen

Klicken Sie auf den Namen einer Datei, um sie zu öffnen. Dateien, die der Browser in der Vorschau anzeigen kann — PDFs, Bilder und Text — öffnen sich in einem neuen Tab; alles andere wird heruntergeladen. Nutzen Sie Herunterladen im Zeilenmenü, um einen Download stets zu erzwingen.

Mit Ordnern organisieren

Der Explorer verhält sich wie ein vertrauter Dateimanager.

Ordner erstellen — klicken Sie auf Neuer Ordner und geben Sie ihm einen Namen.
Navigieren — klicken Sie auf einen Ordner, um hineinzugehen; nutzen Sie die Brotkrümel-Leiste (oder den Pfeil nach oben), um wieder herauszuklettern.
Umbenennen — öffnen Sie das Aktionsmenü einer Zeile (die ⋮-Schaltfläche) und wählen Sie Umbenennen.
Verschieben — wählen Sie Verschieben nach… aus dem Zeilenmenü und bestimmen Sie einen Zielordner. Beim Verschieben eines Ordners wird alles darin mitgenommen.
Mehrere auf einmal auswählen — setzen Sie die Häkchen (oder das Häkchen in der Kopfzeile, um alles Sichtbare auszuwählen) und nutzen Sie die erscheinende Symbolleiste, um die gesamte Auswahl gemeinsam zu Verschieben oder zu Löschen.

Das Löschen eines Ordners entfernt seinen Inhalt

Das Löschen eines Ordners entfernt den Ordner und jede Datei darin und kann nicht rückgängig gemacht werden. Um Versehen zu vermeiden, listet die Bestätigung die verschwindenden Dateien auf und verlangt, dass Sie DELETE eingeben, bevor sie fortfährt. Das Löschen einer einzelnen Datei verwendet eine leichtere Bestätigung.

Eine Datei finden

Suchen — tippen Sie in das Suchfeld, um den gesamten Bereich zu durchsuchen, nicht nur den aktuellen Ordner. Dateinamen-Treffer stehen zuerst, und jedes Ergebnis zeigt seinen Ordnerpfad, sodass ordnerübergreifende Treffer eindeutig sind.
Nach Kategorie filtern — nutzen Sie das Kategorie-Dropdown neben dem Suchfeld, um nur eine Art von Dokument anzuzeigen (zum Beispiel nur Rechnungen oder nur Inspektionsprotokolle).
Sortieren — klicken Sie auf die Spaltenüberschriften Name, Art oder Hinzugefügt, um zu sortieren.

Einen Ordner als ZIP herunterladen

Sie müssen Dateien nicht einzeln herunterladen.

Öffnen Sie das Aktionsmenü eines beliebigen Ordners und wählen Sie Als ZIP herunterladen, um diesen gesamten Ordner in einem einzigen Archiv gebündelt zu erhalten.
Um eine gemischte Auswahl zu bündeln, setzen Sie die Häkchen bei den gewünschten Dateien und Ordnern und klicken Sie dann in der Auswahl-Symbolleiste auf Herunterladen. Das ZIP enthält alles, was Sie ausgewählt haben.

Die KI Ihre Dateien verschlagworten lassen

Wenn Sie ein Dokument hochladen, analysiert die Plattform es im Hintergrund und füllt eine Kategorie, eine kurze Beschreibung und Schlagwörter aus — sodass Sie nur selten etwas von Hand einsortieren müssen. Diese automatische Verschlagwortung ist Teil des KI-Assistenten und der Wizards; diese Anleitung behandelt nur, wie sie sich im Explorer zeigt.

Die Spalte Analysiert zeigt den Status jeder Datei auf einen Blick: ein gedämpfter Punkt, solange sie wartet, ein Lade-Symbol während die Analyse läuft, ein farbiges Kategorie-Symbol, sobald sie abgeschlossen ist, und ein Warnsymbol, falls die Analyse fehlschlug.
Die von der Analyse erzeugte Kategorie und Beschreibung erscheinen automatisch in der Dateizeile — ohne Aktualisierung.
Um eine Datei erneut zu analysieren, öffnen Sie ihren Dialog Kategorie ändern… und klicken Sie auf Analyse erneut ausführen. Die Zeile springt zurück auf „wird analysiert" und aktualisiert sich selbst, wenn der Lauf endet.

Automatische Verschlagwortung steht für Anlagendateien zur Verfügung

Die automatische Verschlagwortung im Hintergrund läuft für die Anlagenablage. Dateien in der Organisationsablage bleiben im Zustand Wartet auf Analyse, bis Sie ihre Kategorie von Hand festlegen — was genau gleich funktioniert (siehe unten).

Die Kategorie festlegen — und wer die Datei sehen darf

Die Kategorie einer Datei beschreibt sie nicht nur: Sie steuert, welche Rollen in Ihrer Organisation sie sehen und bearbeiten dürfen. Wählen Sie die Kategorie, die am besten zum Dokument passt.

Öffnen Sie das Aktionsmenü einer Datei und wählen Sie Kategorie ändern….
Wählen Sie eine Kategorie aus der Liste und klicken Sie dann auf Anwenden.

Jede Kategorie liegt in einer von drei Sichtbarkeitsstufen, angezeigt im Tooltip des Kategorie-Symbols:

Stufe	Wer die Datei sehen darf
Standardzugriff	Alle mit Zugriff auf den Ablagebereich (zum Beispiel Strahlungsgutachten, technische Berichte, Netzanschlussunterlagen, Genehmigungen)
Nur Moderator	Beschränkt auf Moderatoren und höher (zum Beispiel Besprechungsprotokolle, Kunden- und Dienstleistungsverträge, Rechnungen, Versicherungsdokumente)
Nur Admin	Die am stärksten beschränkte Stufe (die Fallback-Kategorie Sonstiges)

Die Kategorie steuert die Sichtbarkeit

Eine Neueinordnung einer Datei kann ändern, wer sie sehen darf. Einen Vertrag in eine Kategorie mit Standardzugriff zu verschieben würde beispielsweise sein Publikum erweitern. Wählen Sie die Kategorie, die sowohl dazu passt, was das Dokument ist, als auch dazu, wer es lesen soll.

Die angebotenen Kategorien unterscheiden sich je nach Bereich: Die Anlagenablage bevorzugt technische Dokumente (Strahlungsgutachten, Kabelzuglisten, Einliniendiagramme, Inspektionsprotokolle), während die Organisationsablage kaufmännische bevorzugt (Verträge, Rechnungen, Versicherungsdokumente). Genehmigungen und Besprechungsprotokolle erscheinen in beiden.